Si tienes una integración con Pardot o alguna herramienta que te genere Leads a partir de varios formularios web, te mostramos una fácil solución para que no pierdas los comentarios recibidos en cada formulario sin tener que duplicar el registro.
¿Cuándo realizar este tipo de configuración?
Supongamos que trabajamos en una empresa de educación formada por distintas escuelas, y cada una de ellas tiene su propia página web con su correspondiente formulario. O que por ejemplo, cada curso al que puedes inscribirte tiene su propio formulario de inscripción.
Obviamente estos formularios son distintos entre sí, y en cada uno de ellos encontramos un campo llamado “Comentarios” u “Observaciones” donde el usuario puede comentar lo que quiera.
¿Qué es lo que hace Pardot en esta situación?
Si el mismo usuario se registra en más de un formulario de esta empresa, al detectar que el email del usuario es el mismo, Pardot va machacando la información que el usuario añade en un formulario y en otro.
Con respecto a la información de contacto, no habría problema puesto que sería la misma o sería información actualizada del lead/contacto y nos viene bien que se ponga al día, pero en el caso del campo “Comentarios” perderíamos la información anterior.
Por ejemplo, el lead nos dijo que quería venir a un curso de ADX201 en el mes de Mayo. Pero luego rellena el formulario de Service Cloud y nos dice que quiere venir al curso de ADX261 en el mes de Agosto. En ese caso, la información de cuándo quería venir a ADX201 la perdemos al tenerla en el campo observaciones.
¿Cómo podemos solucionarlo?
Vamos a explicaros cómo montar un sistema capaz de recoger toda esa información evitando que se machaque una con la otra sin tener la necesidad de duplicar el lead N veces, tantas como formularios se rellenen.
- Para ello lo primero que vamos a necesitar es crear un objeto Custom que en este caso se va a llamar “Interacciones”, con dos campos lookup tanto a Lead como a Contacto y un campo texto para recoger los comentarios.
- Dos Process Builders para que la información pase a esta tabla de Interacciones y se relacione con los registros de Lead y Contacto.
- En el caso del Process Builder del Lead, vamos a necesitar dos nodos, uno que se lleve las Interacciones al Contacto una vez que se convierta el Lead, y otro para que cuando el campo de Interacciones en el Lead cambie se lleve los registros a la tabla de Interacciones.
Para el primer nodo, vamos a meter como criterio que el Lead está convertido y como acción vamos a elegir actualizar registros. Seleccionamos el registro relacionado llamado Interacciones, y vamos a seleccionar el campo contacto para que se rellene con la info del campo Lead.ConvertedContactId:
Con esto hemos conseguido que al crearse el lead ya tengamos una primera interacción se se completó el campo Observaciones/Comentarios del formulario y que cada nuevo formulario para ese mismo Lead cree otra interacción con la nueva información recogida en Observaciones/Comentarios.
- En el caso del Process Builder en Contacto sólo necesitamos un nodo para que cuando el campo Interacciones del contacto cambie, se lleve la información a la tabla de interacciones (igual que hacíamos en el segundo nodo del Process Builder del Lead).
Por lo tanto, cada vez que un lead o contacto rellene un formulario, Pardot enviará la información del lead o contacto a Salesforce y en Salesforce se trasladará el contenido de ese campo a un registro de la tabla de interacciones.
Además nos llevaremos las interacciones del Lead en la conversión al Contacto creado como resultado de la misma.
Como podéis ver se trata de una configuración sencilla a la par que de gran utilidad para no perder información.
¡Espero que os sirva de ayuda!
