Cuando implementamos Salesforce Marketing Cloud o cualquier otro ESP desde cero, lo cogemos con tantas ganas que a todos nos apetecería empezar a enviar emails rápidamente. Sin embargo, es fundamental que tengamos en cuenta que, antes de comenzar a enviar emails comerciales desde una IP dedicada, debemos calentarla primero para que los distintos servidores de correo o ISPs (Internet Service Providers) nos reconozcan como remitentes de confianza.
¿Qué es un calentamiento de IP o IP Warm Up?
IP Warming o Calentamiento de IP es, por tanto, el proceso por el cual logramos que Internet nos reconozca, sepa que somos una empresa de confianza y sobretodo no nos confunda con correo malicioso SPAM. En comunicaciones vía email son los distintos servidores de correo los que deciden y tenemos que ir poco a poco, incrementando nuestro volumen de envíos, para que nuestros correos lleguen a sus destinatarios sin problemas.
El calentamiento de IP es un proceso necesario para todos los usuarios que comienzan a utilizar una herramienta de email marketing con una IP dedicada, independientemente del volumen de envíos o reputación previa. Y es que me temo que de nada sirve que hayamos estado enviando 2 millones de emails al mes durante un año con una tasa de entrega del 100%. El IP Warming es parte del proceso de transición a Salesforce Marketing Cloud u otra herramienta. ¿Y si no lo hacemos? Bueno, lo más probable es que de primeras veas cómo se disparan tus ratios de rebote y spam y, de no tener cuidado, tu IP puede ser incluida en una blacklist y quedar bloqueada.
¿En qué consiste un calentamiento de IP?
El proceso consiste en enviar una serie de emails a nuestros contactos más comprometidos con nuestra marca, comenzando por un volumen muy pequeño que iremos aumentando día a día teniendo en cuenta el dominio de nuestros subscribers. Así, poco a poco nuestra reputación se verá fortalecida. Este proceso no será necesario si estamos enviando utilizando una IP compartida.
Por ejemplo, si tienes una base de datos de 100.000 suscriptores, podrías empezar enviando a los 5.000 contactos que mejor hayan interactuado con tus comunicaciones (20% Yahoo, 20% Hotmail, 20% Microsoft, 20% Apple, 5% AOL, 10% Gmail, 5% otros – por ejemplo) en las últimas dos semanas (aperturas, clicks, etc). Los próximos días, podrías ir aumentando el volumen de envío teniendo en cuenta los mismos ratios de dominios y engagement de tus contactos.
¿Por dónde empiezo?
- Ve siempre a documentación oficial de Salesforce. No dejes de consultar help.salesforce.com y estos dos enlaces, muy útiles para comenzar: Calentamiento de IP y Best Practices.
- Conoce tu base de datos. Calienta tu IP utilizando contactos que respondan bien a tus emails.
- Cuando estés preparando los emails, intenta que tu contenido no sólo sea relevante sino que además sea “atemporal”. Es decir, que no se vea afectado por la variable fecha, al menos a corto plazo.
- ¿Invitación a un evento para la semana que viene? Mala idea.
- ¿Presentación de tus perfiles de redes sociales o de tu app? Mejor.
- Sigue muy de cerca que tu bounce rate (tasa de rebote) no supere el 20%. Esto es algo que solemos compartir en nuestros cursos en Cloud Coachers. ¿Por qué es tan importante? Porque es una tasa altísima que puede conllevar no sólo al bloqueo de tu IP por mala reputación sino a consecuencias no deseadas a nivel contractual.
- Cada cliente, cada proyecto y cada calentamiento es único. Piensa que este proceso puede llevar más de 30 días dependiendo de distintos factores como el tamaño y la calidad de la base de datos.
- Una vez enviados los distintos emails, es muy importante que sigas de cerca el volumen de envíos, delivery rate o entregabilidad, para que tu IP no se “enfríe”. Monitoriza la reputación de tu IP cada día, utilizando plataformas como SenderScore de Return Path o Talos de Cisco.
Una vez tenemos claros los puntos anteriores para preparar nuestro calentamiento, antes de comenzar debemos respondernos a las siguientes preguntas clave:
- ¿Cuántos contactos han abierto y/o hecho clic en nuestros emails en los últimos 3-6 meses?
- ¿Qué clientes de correo tienen nuestros contactos? (Gmail, Hotmail, Yahoo…)
Con esto, podremos planificar el proceso. ¡Es muy importante que lo planifiques al detalle!
¿Cómo caliento mi IP en Salesforce Marketing Cloud?
- De forma manual
- Usando Journey Builder
- Con Automation Studio
Calentamiento de IP de forma manual
En este caso no automatizamos el proceso. Utilizando los ratios propuestos por Salesforce realizamos segmentación de nuestra base de datos y creamos tantas data extensions como necesitemos. Posiblemente nos interese tener en cuenta las exclusion lists o listas de exclusión que necesitaremos para excluir a aquellos contactos a los que no queremos impactar durante el proceso. Haremos un calendario de envíos e iremos programando cada envío día a día.
Lleva algo más de tiempo y el número de Data Extensions a usar es mayor, pero según características de proyecto sigue siendo una buena solución.
Calentamiento de IP con Journey Builder
Deberemos construir nuestro Journey de calentamiento:
– Entry Source: Para este ejemplo, optamos por que todos los contactos estén en la misma DE de partida y utilizaremos decision splits sobre el campo email (contains Gmail; contains Hotmail…).
– Random Splits: No son la solución más cómoda pero nos sirven para, teniendo en cuenta el número de contactos por dominio, no pasarnos de los máximos recomendados por dominio y día.
– Wait Activities: no queremos enviar todos los emails a la vez así que podremos ir ampliando el volumen de envíos día a día utilizando wait activities entre un envío y otro.
– Reporting: no son una activity del journey, pero sí una pieza importante a la hora de monitorizar muy de cerca cómo está funcionando nuestro calentamiento de IP y qué tal están respondiendo los contactos. Te recomendamos que compruebes que se están realizando envíos y que tu bounce rate está bajo mínimos.
Calentamiento de IP con Automation Studio
En Automation Studio necesitaremos utilizar filter activities o query activities para crear las data extensions a las que vamos a enviar (filtradas por dominio y engagement de suscriptores, como en los ejemplos anteriores).
A continuación, programaremos una send email activity para cada día, utilizando, igual que en Journey Builder, wait activities entre una y otra.
Una ventaja de utilizar este método es que, si por alguna razón tienes que pausar y continuar el envío, podrías hacerlo de forma muy ágil.
De las tres formas que os proponemos para calentar una IP, no hay ninguna mejor o peor. Te recomendamos que elijas una u otra en función del tamaño de tu base de datos y los recursos internos de los que dispongas.
